سكرتيره تنفيذية
Closure Date: Dec 31, 2026
الرقم المرجعي: 502
أبوظبي
المؤهلات العلمية
- درجة البكالوريوس في الأدب الإنجليزي، ، أو إدارة الأعمال، أو أي تخصص ذي صلة.
الوصف الوظيفي
- جدولة وتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات والمواعيد المهمة حسب الحاجة.
- حضور الاجتماعات وإعداد محاضر دقيقة لها، ومتابعة الإجراءات والمهام المتفق عليها.
- إعداد وتجميع وتدقيق ومراجعة المستندات والتقارير والمراسلات الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية.
- حفظ وتنظيم السجلات والملفات والمستندات السرية بشكل دقيق ومنظم.
- إعداد التقارير والعروض التقديمية والخطابات والمراسلات الرسمية الأخرى بدقة وكفاءة.
- تنظيم المعلومات وحفظ الملفات المرجعية وقواعد البيانات بطريقة تسهّل الوصول إليها واستخدامها.
- استقبال المكالمات الهاتفية وتحويلها والرد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والمراسلات الأخرى بطريقة مهنية وفي الوقت المناسب.
- الرد على الاستفسارات وتقديم الدعم الإداري والسكرتاري الفعال للإدارة العليا.
- إجراء البحوث وجمع المعلومات ذات الصلة وتنظيمها وتصنيفها حسب متطلبات العمل.
- تنسيق وترتيب جداول السفر وحجوزات تذاكر الطيران والإقامة وغيرها من ترتيبات السفر الخاصة بالإدارة العليا.
- التنسيق مع الإدارات الداخلية والجهات الخارجية نيابةً عن الإدارة العليا عند الحاجة.
- المحافظة على سرية المعلومات وضمان التعامل السليم مع المعلومات والمستندات الحساسة.
- متابعة الجداول والمواعيد النهائية والإجراءات المطلوبة لضمان إنجازها في الوقت المحدد.
- تنفيذ أي مهام ومسؤوليات أخرى ذات صلة يتم تكليفها من قبل الإدارة.
المتطلبات العامة
- خبرة من 4 إلى 5 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو الإدارة أو أي مجال ذي صلة.
- إجادة ممتازة للغتين العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابةً.
- إجادة استخدام Microsoft Office Suite والبرامج الإدارية ذات الصلة، مع القدرة على تعلم الأنظمة والتطبيقات الجديدة.
- سرعة طباعة لا تقل عن 40 كلمة في الدقيقة.
- القدرة على التعامل مع المعلومات السرية والمواضيع الحساسة بمستوى عالٍ من المهنية والسرية.
- مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت، مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
- مهارات قوية في التواصل والتعامل مع الآخرين والتنسيق.
- القدرة على إدارة مهام متعددة وترتيب الأولويات والالتزام بالمواعيد النهائية.
- القدرة على العمل بكفاءة تحت الضغط والتعامل مع الطلبات العاجلة عند الحاجة.
- الالتزام بالمظهر والسلوك المهني، والقدرة على التعامل بثقة ولباقة مع الإدارة العليا والموظفين والطلبة وأصحاب المصلحة الخارجيين.
- تعد الخبرة السابقة في الجامعات أو مؤسسات التعليم العالي ميزة إضافية.
تقديم